Срок хранения кадровых документов в организации

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Срок хранения кадровых документов в организации

Действующее законодательство устанавливает обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем, в течение определенных сроков хранения.

В нашей шпаргалке вы найдете подробный перечень документов, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, с указанием сроков хранения, составленный в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом, а также рекомендации по его применению.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного закона.

Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 г. (далее – Перечень).

Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов.

Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

  • государственные, муниципальные организации – 10 лет;
  • негосударственные организации – не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяется в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В при веденном в Таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора). Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. 3.

1 указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций-источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Под экспертизой ценности документов согласно п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

П. 2.11 указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается.

Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 13.

25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах 1, о рынке ценных бумаг 2, об инвестиционных фондах 3 и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 года, начинается с 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.

), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу.

В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании экспертно-проверочной комиссии 6.

Таблица 1

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/36662-shpargalka-dlya-kadrovika-sroki-khraneniya-kadrovykh-dokumentov/

Срок хранения кадровых документов в архиве организации

Срок хранения кадровых документов в организации

Любая организация, независимо от формы собственности, цели создания и срока работы накапливает документы. И перед руководителем встает вопрос: какие документы следует хранить из года в год, а какие можно передать в архив или уничтожить.

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Как отсортировать документы и какой срок хранения кадровой документации, чтобы не навлечь на себя санкции о стороны налоговых органов или других проверяющих учреждений расскажем далее.

Сроки хранения документов в организации

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

  • Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
  • Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
  • Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
  • Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
  • Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет. Налоговый Кодекс говорит о хранении продолжительностью в 4 года. К ним относятся документы затрагивающее налоговый и бухгалтерский учет, подтверждающие доходы и расходы организации.

Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).

Разновидности кадровой документации

В процессе жизнедеятельности организации накапливаются документы, которые имеют влияние на организацию в большей или меньшей степени.

Некоторые создаются для решения определенной задачи, и становятся не нужными после ее решения. Другие значимы несколько лет. К другой группе относятся документы, которые не утрачивают свою уникальность.

Таким образом, по сроку хранения документы можно разделить на:

  1. Временные – документы, по которым решены все вопросы. Хранятся в организации около 10 лет. После сдаются в спецархив. К ним относятся договора с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ, бухгалтерские документы, путевые листы и т. д.
  2. Постоянные:
    • Приказы.
    • Штатное расписание.
    • Описи дел.
    • Акты об уничтожении.
    • Бухгалтерские отчеты.

Каждый год в организации происходит разбор документов по данному критерию, с помощью анализа содержания.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Основным документом по хранению документов в организации является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. В законе прописано рациональное размещение сохранения документов, учета и их комплектования. В любой организации, коммерческой либо государственной, должен быть спецархив.

Приведем основные определения, приведенные в Федеральном законе.

Архивное дело – совокупность деятельности гос.органов, граждан, местного самоуправления в области хранения, учета и комплектования архивных документов.

Архивные документы – это носитель с зарегистрированной на нем информацией, с реквизитами для идентификации. Они подлежат определённому времени хранения, так как значимы для общества и государства. Совокупность подобных документов представляет из себя архивный фонд.

Архив – подразделение организации или отдельное учреждение, которое производите хранение и учет архивных документов.

Следует отметить, что создать спецархив довольно сложно и трудоемко. Граждане и предприятия создают их с целью хранения документов, которые накопились в процессе деятельности организации.

Основным моментов в данном законе является внедрение единых для всех правил организации учета, использования и хранения архивных документов.

В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.

На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность.

Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив.

У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3 лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).

На обложке личного дела указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. Срок хранения личных дел работника ¾ века – 75 лет, руководителей – не уничтожаются.
Состав личного дела в законодательстве не определен.

Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах).

Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.

Документы, входящие в личное дело

Внутренняя опись документов. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.

Это позволит упростить поиск нужного документа. Опись нумеруется отдельно от других документов. В случае создания наряда в архив, внутренняя опись составляется с включением личных дел.

  • Анкета, личный листок по учету кадров.
  • Резюме (или автобиография).
  • Копии документов об образовании.
  • Личные документы сотрудника.
  • Справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника.
  • Свидетельство о заключении брака.
  • Копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках, увольнении.
  • Обязательно подписанные с двух сторон: работником и работодателем.
  • Трудовой контракт.
  • Данные аттестаций.
  • Характеристики или рекомендательные письма с прошлого места работы.
  • План карьерного роста.

Основные виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

  • Управленческая документация.Это документы деятельность организации без которых, невозможна. К ним относятся планирование деятельности, обеспечение материально-техническое, решение административно-хозяйственных вопросов.
  • Бухгалтерская и налоговая документация.
  • Внешние первичные документы — это документы, поступающие в организацию и исходящие из нее. Например, товарные накладные и акты, упрощенно-передаточный документ. Они варьируются от направления хозяйственной деятельности предприятия.
  • Внутренние первичные документы – для внутреннего обращения, связанные с хозяйственной деятельностью организации и исчисление налогов. К ним относится учетная политика, планы счетов, учет основных средств, авансовые отчеты, акты сверок и т.д.
  • Документы банка – движение безналичных денежных средств на расчетном счете организации. К ним относятся платежные поручения, выписки из банка и т.д.
  • Кассовые документы – движение наличных денежных средств. К ним относятся ПКО, РКО, авансовые отчеты по выданным денежным средствам.
  • Отчетность в налоговую и бухгалтерский баланс, различные отчеты.
  • Документы по учету кадров и оплате труда.

К документам по учету кадров относится штатное расписание, тарифные сетки, трудовые книжки, трудовые договоры, организационная структура, ведомости по заработной плате, приказы по сотрудникам и т. д. Также свидетельства об аттестации работников, повышением квалификации, переобучением.

Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия. К таким документам можно отнести строительную и проектно-сметную.

Характеристика документов по сроку хранения

Документы с ограниченным периодом хранения:

  • ПКО/РКО.
  • Квартальные бухгалтерские отчеты.
  • Документы по ревизии.
  • Акты о взаимных расчетах между организациями.

Документы постоянного хранения:

  • Приказы по основному виду деятельности.
  • Годовые бухгалтерские балансы.
  • Годовые отчеты по налогам.
  • Документы о переоценке основ.фондов.
  • Связанные с векселями.

Хранения до минования надобности:

  • Приказы по сотрудникам.
  • О начисленных налогах.
  • Договоры страхования.
  • Расчетные счета сотрудников.

На документах проставляется отметка «ЭПК»

Хранения до замены новыми документами:

  • Бланки форм статистической отчетности в организациях.
  • Положения.
  • Инструкции.

Ответственность и штрафы

Согласно ФЗ «Об архивном деле РФ» за нарушение порядка хранения документации предусмотрена ответственность (уголовная, административная, гражданско-правовая). Под нее попадают руководители организации и задействованные в нарушении работники, в частности кадровые службы.

К нарушениям можно отнести:

  • Уничтожение документа раньше срока, если такое вообще было допустимо.
  • Потеря до срока хранения.
  • Хранение не в положенных местах (в ящике стола вместо сейфов для бухгалтерской документации).

Ответственность зависит от степени нарушения:

  1. Гражданско-правовая ответственность. При потере или по вине работника произошла порча документации, он должен возместить ущерб. Выражается в уплате штрафа или неустойки.
  2. Административная ответственность. Неправильное хранение документации или уничтожение неположенных документов.Предусмотрен штраф от 300 руб. до 500 руб. При неправильном оформлении бухгалтерской отчетности от 2000 руб. до 3000 руб. В случае непредставления первичной документации за 1 налоговый период – 10 000 руб., более 1 периода – 30 000 руб. Если вышесказанное послужило причиной снижения налоговой базы – 20% от неуплаченных налогов или более 40 000 руб.
  3. Уголовная ответственность. Умышленное уничтожение документов – накладывается штраф от 100 000 руб. или лишение свободы до 2 лет.

Таким образом, в статье были рассмотрены вопросы, затрагивающие продолжительности хранения кадровых документов. Рассмотрели ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Из каких документов складывается личное дело работника. Узнали, какие документы следует хранить постоянно, а какие ограниченное количество времени. В случае нарушения данных сроков рассмотрели, какая ответственность возлагается на руководителя организация и какие штрафы накладываются.

Источник: https://homeurist.com/trud/kadr-uchet/srok-xraneniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.