Срок хранения кадровых документов

Какие сроки хранения кадровых документов?

Срок хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов прописаны в законе «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ и в приказе Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Вся информация делится по категориям:

  • сведения по личному составу;
  • информация по учету кадров;
  • данные по учету рабочего времени;
  • кадровые приказы и распоряжения по основной деятельности;
  • должностные инструкции.

У каждой из вышеперечисленной категории свои сроки хранения. Несоблюдение условий сохранности документации приводит к штрафу на должностное лицо до 500 рублей.

В случае, если документация утеряна и ее нужно восстановить, делопроизводителю придется обращаться не только к сотруднику, но и в государственные ведомства. Опытный бухгалтер даст исчерпывающие инструкции по данному вопросу.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 34 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Документы по личному составу

Информация о сроках хранения кадровых документов по личному составу закреплена в ст. 22.1 закона № 125-ФЗ. Нормативный акт подразделяет документацию на ту, что была оформлена до 1 января 2003 года и после него. Сроки хранения документации по личному составу определяется следующим образом:

  • 75 лет, если информация о сотруднике была внесена в базу организации до 1 января 2003 года;
  • 50 лет, если сведения о работнике фиксировались после 1 января 2003 года.

Исключение составляют случаи, когда в хранящемся документе указаны индивидуальные временные рамки. Например, личное дело было оформлено 7 апреля 2016 года.

Если в нем делопроизводитель указал период хранения на протяжении 5 лет, то тогда будет действовать ограничение, установленное в документе.

Документы по учету кадров

К документации по учету кадров относятся персональные данные, штатные расписания, трудовые книжки и трудовые договоры. Условия хранения документации названной категории:

  • 75 лет — личные дела работников и руководителей предприятия, в которые входят аттестационные листы, анкеты, копии паспорта и диплома;
  • 75 лет хранятся трудовые соглашения, трудовые книжки (исключение — если сотрудник попросит их назад), персональные данные, книги учета трудовых контрактов, вкладышей трудовых книжек;
  • 5 лет — заявления, выписки из приказов, копии приказов, служебные записки, докладные, справки и иные хранящиеся документы, которые не учитываются в личных делах, а также журналы учета бланков трудовых книжек;
  • 3 года — инструкции и положения о персональных данных сотрудников, штатные расписания в других организациях (по месту разработки они хранятся на постоянной основе);
  • 3 года хранятся акты и отчеты об учете трудовых книжек, а также выданных к ним вкладышей.

Хранение документов по учету кадров обязательно не только для юридических лиц, но и для индивидуальных предпринимателей. Рекомендуем ознакомиться со статьей «Особенности открытия ИП с наемными сотрудниками».

Документы по учету рабочего времени

Сроки хранения документов по учету рабочего времени прописаны в приказе Министерства культуры РФ № 558. К ним относятся больничные листы, графики отпусков, журналы учета рабочего времени и другие.

Период обеспечения сохранностиВиды документов
10 летПереписки, отчеты, служебные задания, связанные с длительным зарубежным командированием работника. Книги учета сотрудников, направляющихся в служебные командировки в иностранные государства.
5 летЖурналы учета рабочего времени, графики работы, командировочные удостоверения, больничные листы и журналы их учета
3 годаКниги учета отпусков
1 годЖурналы регистрации ухода и прихода сотрудников

Обратите внимание! Если деятельность работников ведется при опасных, вредных или тяжелых условиях труда, то сроки хранения документов вроде журналов учета рабочего времени и табелей увеличиваются до 75 лет.

Кадровые приказы и распоряжения по основной деятельности

К кадровым приказам и распоряжениям по основной деятельности стандартно относят документы, связанные с приемом на работу, увольнением, отправке в командировку и в отпуск. Сроки хранения таких документов установлены в ст. 19 приказа Министерства культуры РФ № 558.

Период обеспечения сохранностиВиды документов
75 летПриказы о направлении в длительную внутрироссийскую, зарубежную командировку, в также о направлении в командировку сотрудников, трудящихся на опасных, вредных или тяжелых производствах. Распоряжения о дежурствах, о назначении отпуска без зарплаты, отпуска по уходу за детьми. Приказы об отпусках сотрудникам, работающим на опасных, вредных и тяжелых производствах. Распоряжения о премировании, присвоении нового чина или звания. Приказы о направлении на курсы повышения квалификации, прохождения аттестации. Распоряжения об увольнении, переводе, совмещении и приеме на работу.
5 летПриказы о краткосрочных командировках (как в иностранные государства, так и по России). Приказы об оплачиваемых ежегодных отпусках, отпусках в связи с обучением. Сведения, подтверждающие наложение дисциплинарного взыскания. Информация по административно-хозяйственным вопросам.

На постоянной основе (без срока) обеспечивается хранение документов по основной деятельности (доклады, сводки, справки).

Однако недостаточно обеспечить правильную сохранность документации, важно юридически грамотно ее оформить. В качестве примера советуем ознакомиться со статьей «Как подготовить приказ о приеме на работу?».

Должностные инструкции

Индивидуальные должностные инструкции, выданные отдельно каждому работнику, хранятся 75 лет. В других организациях, запросивших информацию о должностных инструкциях, установленных у конкретного работодателя, они хранятся на протяжении 3 лет.

Хранение коллективных должностных документов не имеет срока. Они теряют свою силу только после введения поправок к инструкциям или после ликвидации организации.

Источники:

Об архивном деле в РФ

Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kakovy-sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov/

Новые сроки хранения кадровых документов

Срок хранения кадровых документов

Минюст России 6 февраля 2020 года зарегистрировал Приказ Росархива от 20.12.

2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (регистрационный № 57449 в Минюсте России; далее — Перечень № 236). После официальной публикации документ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

25 февраля 2020 года вступила в силу Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (регистрационный № 57488 в Минюсте России; далее — Инструкция № 237).

И Перечень № 236, и Инструкция № 237 являются нормативными правовыми актами, так как оба документа зарегистрированы в Минюсте России и, следовательно, подлежат обязательному исполнению.

Соответственно, сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет и другие), установленные Перечнем № 236, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности[1].

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

Уничтожать документы до истечения сроков их временного хранения запрещено, а в случае нарушения этого запрета законодательством для юридических и должностных лиц предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность[2], которая устанавливается за нарушения правил хранения и уничтожения документов, включающих, в частности:

  • неправомерное уничтожение документов;
  • утрату до истечения установленного срока хранения;
  • нарушение правил комплектования, фондирования и т. д.;
  • несоблюдение требований к условиям хранения (например, для кадровых документов это отдельные помещения или сейфы либо специально оборудованные закрывающиеся шкафы).

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер и выражается в необходимости возместить ущерб, причиненный утратой документов.

Административная ответственность установлена в виде штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

, который применяется в случае нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а за нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах, хранение которых является обязательным, — штрафа на должностных лиц обществ с ограниченной ответственностью или унитарных предприятий в размере от 2500 до 5000 руб., на сами такие организации — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Уголовная ответственность предусмотрена за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности. Максимальная санкция — лишение свободы на срок до одного года.

Инструкция № 237 устанавливает[3], что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Инструкция № 237 особо подчеркивает[4], что сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним — таким образом, установленные Перечнем № 236 нормативы сроков распространяются как на бумажные, так и на электронные документы.

Для ряда сроков Инструкция № 237 содержит пояснения о том, что они означают:

  • «постоянно» — для организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает обязанность хранения документов не менее 10 лет[5];
  • «до ликвидации организации» — документы хранятся в любых организациях до их ликвидации, а при ликвидации организации подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации[6];
  • «до минования надобности» — срок хранения документов определяет сама организация, но не менее одного года[7];
  • «до замены новыми» — означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми[8].

Перечень № 236 стал короче, часть документов, не актуальных в настоящее время, в него не включены и, напротив, учтены новые документы, в частности, такие как сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Изменены либо установлены вновь сроки хранения для ряда документов. Для части документов длительного срока хранения срок приведен в соответствие со ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ (в ред. ст. 12 Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»)[9] — 75 лет → 50/75 лет.

В Перечне № 236 указано следующее.

Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

По истечении этих сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности[10].

[1] Пункт 4.3 Инструкции № 237.

[2] Статья 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3] Пункт 4.1 Инструкции № 237.

[4] Пункт 4.2 Инструкции № 237.

[5] Пункт 4.4 Инструкции № 237.

[6] Пункт 4.5 Инструкции № 237.

[7] Пункт 4.6 Инструкции № 237. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты ЛНА организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

[8] Пункт 4.5 Инструкции № 237. Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе.

[9] В настоящее время действует в ред. от 28.12.2017.

[10] Пункт 4.8 Инструкции № 237.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Источник: https://www.profiz.ru/kr/3_2020/novye_sroki_/

Сроки хранения кадровых документов

Срок хранения кадровых документов

В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.

Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.

Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.

Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Законодательство

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.

Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций.

Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.

То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

  • Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  • Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов.

Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.

Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.

Сроки хранения

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:

Наименование документа Срок хранение 
Коллективные договорыдо ликвидации
Правила трудового распорядкадо ликвидации
Положения об оплате трудовой деятельностидо ликвидации
Положения об аттестациидо ликвидации
Протоколы аттестационных комиссийпятнадцать лет
Положения о системах обучениядо ликвидации
Учётные журналы для трудовых книгпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приходно-расходная документацияпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приказы по основной деятельностидо ликвидации
Учётные журналы документовдо ликвидации
Книги для регистрации командировочных удостоверенийпять лет
Учётные книги приказоввсё время хранения этих приказов
Штатные расписанияпять лет
Отпускные графикиодин год
Трудовые договорысемьдесят пять лет
Приказы о приёме на вакантные местасемьдесят пять лет
Трудовые книгипятьдесят лет
Личные карточкисемьдесят пять лет
Анкетысемьдесят пять лет
Личные деласемьдесят пять лет
Приказы о переводахсемьдесят пять лет
Приказы об увольненияхсемьдесят пять лет
Приказы о предоставлении отпусковпять лет
Табели рабочего временисемьдесят пять лет
Договоры о материальной ответственностипять лет
Графики сменпять лет
Списки персонала, занятого вредным трудомсемьдесят пять лет
Списки льготников (по уходу на пенсию)пятьдесят лет
Инструкции по безопасностивсё время
Положения о защите персональных данныхдо ликвидации

Условия для хранения

Работодатель обязан обеспечить следующие условия:

Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.

Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).

Ответственность за нарушения хранения документации

В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.

КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:

  • для лиц, занимающих руководящие должности до 500 рублей;
  • для остальных работников до 300 рублей.

Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):

  • лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
  • юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/srok-xraneniya-kadrovyx-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.