Сроки хранения документов по кадрам

Кадровые приказы — как оформить и сколько хранить – Институт Профессионального Кадровика

24 декабря

1594

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Кадровый приказ — это распорядительный документ, на основании которого осуществляется деятельность компании. Приказы делятся на две категории:

• по личному составу (кадрам);
• по основной деятельности.

В группе приказов по основной деятельности отдельно выделяются приказы по административно-хозяйственной работе предприятия.

Приказы по личному составу отражают трудовые отношения, перемещение сотрудников внутри компании и др. — напрямую касаются работников предприятия. Такими распоряжениями оформляют прием и увольнение, переводы, отпуска и так далее.

Основные формы приказов по кадрам — по личному составу

Какие приказы по личному составу обязывает издавать ТК:

• при приеме на работу — ст. 68;
• при увольнении сотрудника —  84.1;
• наложение взыскания — 193;
• несчастный случай — 229.

Необходимые в деятельности предприятия бланки приказов по кадрам и распоряжений утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. В 2013 отменена обязательность применения данных бланков, работодатель вправе разработать собственные шаблоны распорядительной документации.

Унифицированные приказы по кадрам — таблица

Ошибочно считать, что, если для приказа не утверждена унифицированная форма, то он не относится к приказам по личному составу.

Все приказы, относящиеся непосредственно к работникам, относятся к личному составу и хранятся в специальных папках с соответствующими сроками хранения.

Приказы по основной деятельности также относятся к распорядительным, отражают управление производственно-хозяйственными вопросами, планированием и так далее.

Основное отличие приказов об основной деятельности от кадровых: в них речь идет об организации, документ касается не деятельности работников, а функционированию предприятия в целом, даже, если в нем указаны фамилии ответственных лиц. Разделы АХД перечислены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236. Это:

• эксплуатация зданий;
• транспорт;
• телекоммуникационное обслуживание.

Перечислить все виды приказов про ОД невозможно, они напрямую зависят от характера деятельности предприятия. Вот наиболее распространенные категории приказов:

• нормативные — утверждение ЛНА;
• организационные — утверждении штатного расписания, создание филиалов;
• отчетные;
• финансовые;
• надзорные;
• информационные.

Основные виды кадровых приказов по ОД:

• о вступлении в должность руководителя;
• об утверждении штатного расписания;
• об утверждении ПВТР;
• об инвентаризации;
• об утверждении и работе разного рода комиссий и другие.

В отличии от приказов по личному составу, для распорядительной документации по основной деятельности нет утвержденных унифицированных форм.

Как правило, приказ по основной деятельности стандартный — это преамбула и основная часть:

• Преамбула. Это констатирующая часть документа — здесь перечислены основания для издания: факты деятельности, документы и т.д.
• Распорядительная часть. Это собственно приказ, здесь излагаются распоряжения, указания, обозначаются сроки их исполнения. Если распоряжений несколько, они нумеруются, чтобы впоследствии можно было сослаться на конкретный пункт приказа.

Если у приказа есть приложения, это указывается в тексте документа.

О нумерации распорядительных документов сказано в В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Крупные организации со значительным документооборотом создают свою нумерацию приказов по кадрам. Её закрепляют в ЛНА — в Инструкции по делопроизводству (ст. 8 ТК) и утверждают приказом.

Надо ли регистрировать кадровые приказы? Роструд говорит, что регистрация приказов по основной деятельности добровольна. Журнал регистрации заводят для удобства поиска и систематизации производственной документации, в основном, на крупных предприятиях с обширным документооборотом. Форма журнала или книги приказов по кадрам свободная.

Сверьте сроки хранения кадровых приказов вашей компании с новым Перечнем типовых управленческих документов с обновленными сроками хранения.

Скачать памятку Кадровые документы со сроками хранения 

Скачать шаблоны приказов

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ о переносе отпусков

Приказ о введении режима повышенной готовности

Приказ о продлении отпуска в связи с больничным листом

Приказ об аннулировании трудового договора

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/working-conditions/prikazy-po-kadram-i-osnovnoy-deyatelnosti-kotorye-obrazuyutsya-v-kompanii/

Срок хранения кадровых документов в архиве организации

Любая организация, независимо от формы собственности, цели создания и срока работы накапливает документы. И перед руководителем встает вопрос: какие документы следует хранить из года в год, а какие можно передать в архив или уничтожить.

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Как отсортировать документы и какой срок хранения кадровой документации, чтобы не навлечь на себя санкции о стороны налоговых органов или других проверяющих учреждений расскажем далее.

Сроки хранения документов в организации

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

• Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
• Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
• Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
• Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет. Налоговый Кодекс говорит о хранении продолжительностью в 4 года. К ним относятся документы затрагивающее налоговый и бухгалтерский учет, подтверждающие доходы и расходы организации.

Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).

Разновидности кадровой документации

В процессе жизнедеятельности организации накапливаются документы, которые имеют влияние на организацию в большей или меньшей степени.

Некоторые создаются для решения определенной задачи, и становятся не нужными после ее решения. Другие значимы несколько лет. К другой группе относятся документы, которые не утрачивают свою уникальность.

Таким образом, по сроку хранения документы можно разделить на:

1. Временные – документы, по которым решены все вопросы. Хранятся в организации около 10 лет. После сдаются в спецархив. К ним относятся договора с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ, бухгалтерские документы, путевые листы и т. д.
2. Постоянные:
   • Приказы.
   • Штатное расписание.
   • Описи дел.
   • Акты об уничтожении.
   • Бухгалтерские отчеты.

Каждый год в организации происходит разбор документов по данному критерию, с помощью анализа содержания.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Основным документом по хранению документов в организации является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. В законе прописано рациональное размещение сохранения документов, учета и их комплектования. В любой организации, коммерческой либо государственной, должен быть спецархив.

Приведем основные определения, приведенные в Федеральном законе.

Архивное дело – совокупность деятельности гос.органов, граждан, местного самоуправления в области хранения, учета и комплектования архивных документов.

Архивные документы – это носитель с зарегистрированной на нем информацией, с реквизитами для идентификации. Они подлежат определённому времени хранения, так как значимы для общества и государства. Совокупность подобных документов представляет из себя архивный фонд.

Архив – подразделение организации или отдельное учреждение, которое производите хранение и учет архивных документов.

Следует отметить, что создать спецархив довольно сложно и трудоемко. Граждане и предприятия создают их с целью хранения документов, которые накопились в процессе деятельности организации.

Основным моментов в данном законе является внедрение единых для всех правил организации учета, использования и хранения архивных документов.

В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.

Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив.

У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3 лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).

На обложке личного дела указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. Срок хранения личных дел работника ¾ века – 75 лет, руководителей – не уничтожаются.

Состав личного дела в законодательстве не определен.

Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах).

Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.

Документы, входящие в личное дело

Внутренняя опись документов. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.

Это позволит упростить поиск нужного документа. Опись нумеруется отдельно от других документов. В случае создания наряда в архив, внутренняя опись составляется с включением личных дел.

• Анкета, личный листок по учету кадров.
• Резюме (или автобиография).
• Копии документов об образовании.
• Личные документы сотрудника.
• Справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника.
• Свидетельство о заключении брака.
• Копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках, увольнении.
• Обязательно подписанные с двух сторон: работником и работодателем.
• Трудовой контракт.
• Данные аттестаций.
• Характеристики или рекомендательные письма с прошлого места работы.
• План карьерного роста.

Основные виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

• Управленческая документация.Это документы деятельность организации без которых, невозможна. К ним относятся планирование деятельности, обеспечение материально-техническое, решение административно-хозяйственных вопросов.
• Бухгалтерская и налоговая документация.
• Внешние первичные документы — это документы, поступающие в организацию и исходящие из нее. Например, товарные накладные и акты, упрощенно-передаточный документ. Они варьируются от направления хозяйственной деятельности предприятия.
• Внутренние первичные документы – для внутреннего обращения, связанные с хозяйственной деятельностью организации и исчисление налогов. К ним относится учетная политика, планы счетов, учет основных средств, авансовые отчеты, акты сверок и т.д.
• Документы банка – движение безналичных денежных средств на расчетном счете организации. К ним относятся платежные поручения, выписки из банка и т.д.
• Кассовые документы – движение наличных денежных средств. К ним относятся ПКО, РКО, авансовые отчеты по выданным денежным средствам.
• Отчетность в налоговую и бухгалтерский баланс, различные отчеты.
• Документы по учету кадров и оплате труда.

К документам по учету кадров относится штатное расписание, тарифные сетки, трудовые книжки, трудовые договоры, организационная структура, ведомости по заработной плате, приказы по сотрудникам и т. д. Также свидетельства об аттестации работников, повышением квалификации, переобучением.

Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия. К таким документам можно отнести строительную и проектно-сметную.

Характеристика документов по сроку хранения

Документы с ограниченным периодом хранения:

• ПКО/РКО.
• Квартальные бухгалтерские отчеты.
• Документы по ревизии.
• Акты о взаимных расчетах между организациями.

Документы постоянного хранения:

• Приказы по основному виду деятельности.
• Годовые бухгалтерские балансы.
• Годовые отчеты по налогам.
• Документы о переоценке основ.фондов.
• Связанные с векселями.

Хранения до минования надобности:

• Приказы по сотрудникам.
• О начисленных налогах.
• Договоры страхования.
• Расчетные счета сотрудников.

На документах проставляется отметка «ЭПК»

Хранения до замены новыми документами:

• Бланки форм статистической отчетности в организациях.
• Положения.
• Инструкции.

Ответственность и штрафы

Согласно ФЗ «Об архивном деле РФ» за нарушение порядка хранения документации предусмотрена ответственность (уголовная, административная, гражданско-правовая). Под нее попадают руководители организации и задействованные в нарушении работники, в частности кадровые службы.

К нарушениям можно отнести:

• Уничтожение документа раньше срока, если такое вообще было допустимо.
• Потеря до срока хранения.
• Хранение не в положенных местах (в ящике стола вместо сейфов для бухгалтерской документации).

Ответственность зависит от степени нарушения:

1. Гражданско-правовая ответственность. При потере или по вине работника произошла порча документации, он должен возместить ущерб. Выражается в уплате штрафа или неустойки.
2. Административная ответственность. Неправильное хранение документации или уничтожение неположенных документов.Предусмотрен штраф от 300 руб. до 500 руб. При неправильном оформлении бухгалтерской отчетности от 2000 руб. до 3000 руб. В случае непредставления первичной документации за 1 налоговый период – 10 000 руб., более 1 периода – 30 000 руб. Если вышесказанное послужило причиной снижения налоговой базы – 20% от неуплаченных налогов или более 40 000 руб.
3. Уголовная ответственность. Умышленное уничтожение документов – накладывается штраф от 100 000 руб. или лишение свободы до 2 лет.

Таким образом, в статье были рассмотрены вопросы, затрагивающие продолжительности хранения кадровых документов. Рассмотрели ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Из каких документов складывается личное дело работника. Узнали, какие документы следует хранить постоянно, а какие ограниченное количество времени. В случае нарушения данных сроков рассмотрели, какая ответственность возлагается на руководителя организация и какие штрафы накладываются.

Источник: https://homeurist.com/trud/kadr-uchet/srok-xraneniya.html