Сроки хранения кадровой документации

Какие сроки хранения кадровых документов?

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровых документов прописаны в законе «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ и в приказе Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Вся информация делится по категориям:

  • сведения по личному составу;
  • информация по учету кадров;
  • данные по учету рабочего времени;
  • кадровые приказы и распоряжения по основной деятельности;
  • должностные инструкции.

У каждой из вышеперечисленной категории свои сроки хранения. Несоблюдение условий сохранности документации приводит к штрафу на должностное лицо до 500 рублей.

В случае, если документация утеряна и ее нужно восстановить, делопроизводителю придется обращаться не только к сотруднику, но и в государственные ведомства. Опытный бухгалтер даст исчерпывающие инструкции по данному вопросу.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 34 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Документы по личному составу

Информация о сроках хранения кадровых документов по личному составу закреплена в ст. 22.1 закона № 125-ФЗ. Нормативный акт подразделяет документацию на ту, что была оформлена до 1 января 2003 года и после него. Сроки хранения документации по личному составу определяется следующим образом:

  • 75 лет, если информация о сотруднике была внесена в базу организации до 1 января 2003 года;
  • 50 лет, если сведения о работнике фиксировались после 1 января 2003 года.

Исключение составляют случаи, когда в хранящемся документе указаны индивидуальные временные рамки. Например, личное дело было оформлено 7 апреля 2016 года.

Если в нем делопроизводитель указал период хранения на протяжении 5 лет, то тогда будет действовать ограничение, установленное в документе.

Документы по учету кадров

К документации по учету кадров относятся персональные данные, штатные расписания, трудовые книжки и трудовые договоры. Условия хранения документации названной категории:

  • 75 лет — личные дела работников и руководителей предприятия, в которые входят аттестационные листы, анкеты, копии паспорта и диплома;
  • 75 лет хранятся трудовые соглашения, трудовые книжки (исключение — если сотрудник попросит их назад), персональные данные, книги учета трудовых контрактов, вкладышей трудовых книжек;
  • 5 лет — заявления, выписки из приказов, копии приказов, служебные записки, докладные, справки и иные хранящиеся документы, которые не учитываются в личных делах, а также журналы учета бланков трудовых книжек;
  • 3 года — инструкции и положения о персональных данных сотрудников, штатные расписания в других организациях (по месту разработки они хранятся на постоянной основе);
  • 3 года хранятся акты и отчеты об учете трудовых книжек, а также выданных к ним вкладышей.

Хранение документов по учету кадров обязательно не только для юридических лиц, но и для индивидуальных предпринимателей. Рекомендуем ознакомиться со статьей «Особенности открытия ИП с наемными сотрудниками».

Документы по учету рабочего времени

Сроки хранения документов по учету рабочего времени прописаны в приказе Министерства культуры РФ № 558. К ним относятся больничные листы, графики отпусков, журналы учета рабочего времени и другие.

Период обеспечения сохранностиВиды документов
10 летПереписки, отчеты, служебные задания, связанные с длительным зарубежным командированием работника. Книги учета сотрудников, направляющихся в служебные командировки в иностранные государства.
5 летЖурналы учета рабочего времени, графики работы, командировочные удостоверения, больничные листы и журналы их учета
3 годаКниги учета отпусков
1 годЖурналы регистрации ухода и прихода сотрудников

Обратите внимание! Если деятельность работников ведется при опасных, вредных или тяжелых условиях труда, то сроки хранения документов вроде журналов учета рабочего времени и табелей увеличиваются до 75 лет.

Кадровые приказы и распоряжения по основной деятельности

К кадровым приказам и распоряжениям по основной деятельности стандартно относят документы, связанные с приемом на работу, увольнением, отправке в командировку и в отпуск. Сроки хранения таких документов установлены в ст. 19 приказа Министерства культуры РФ № 558.

Период обеспечения сохранностиВиды документов
75 летПриказы о направлении в длительную внутрироссийскую, зарубежную командировку, в также о направлении в командировку сотрудников, трудящихся на опасных, вредных или тяжелых производствах. Распоряжения о дежурствах, о назначении отпуска без зарплаты, отпуска по уходу за детьми. Приказы об отпусках сотрудникам, работающим на опасных, вредных и тяжелых производствах. Распоряжения о премировании, присвоении нового чина или звания. Приказы о направлении на курсы повышения квалификации, прохождения аттестации. Распоряжения об увольнении, переводе, совмещении и приеме на работу.
5 летПриказы о краткосрочных командировках (как в иностранные государства, так и по России). Приказы об оплачиваемых ежегодных отпусках, отпусках в связи с обучением. Сведения, подтверждающие наложение дисциплинарного взыскания. Информация по административно-хозяйственным вопросам.

На постоянной основе (без срока) обеспечивается хранение документов по основной деятельности (доклады, сводки, справки).

Однако недостаточно обеспечить правильную сохранность документации, важно юридически грамотно ее оформить. В качестве примера советуем ознакомиться со статьей «Как подготовить приказ о приеме на работу?».

Должностные инструкции

Индивидуальные должностные инструкции, выданные отдельно каждому работнику, хранятся 75 лет. В других организациях, запросивших информацию о должностных инструкциях, установленных у конкретного работодателя, они хранятся на протяжении 3 лет.

Хранение коллективных должностных документов не имеет срока. Они теряют свою силу только после введения поправок к инструкциям или после ликвидации организации.

Источники:

Об архивном деле в РФ

Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kakovy-sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov/

Новые сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровой документации

Минюст России 6 февраля 2020 года зарегистрировал Приказ Росархива от 20.12.

2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (регистрационный № 57449 в Минюсте России; далее — Перечень № 236). После официальной публикации документ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

25 февраля 2020 года вступила в силу Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (регистрационный № 57488 в Минюсте России; далее — Инструкция № 237).

И Перечень № 236, и Инструкция № 237 являются нормативными правовыми актами, так как оба документа зарегистрированы в Минюсте России и, следовательно, подлежат обязательному исполнению.

Соответственно, сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет и другие), установленные Перечнем № 236, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности[1].

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

Уничтожать документы до истечения сроков их временного хранения запрещено, а в случае нарушения этого запрета законодательством для юридических и должностных лиц предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность[2], которая устанавливается за нарушения правил хранения и уничтожения документов, включающих, в частности:

  • неправомерное уничтожение документов;
  • утрату до истечения установленного срока хранения;
  • нарушение правил комплектования, фондирования и т. д.;
  • несоблюдение требований к условиям хранения (например, для кадровых документов это отдельные помещения или сейфы либо специально оборудованные закрывающиеся шкафы).

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер и выражается в необходимости возместить ущерб, причиненный утратой документов.

Административная ответственность установлена в виде штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

, который применяется в случае нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а за нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах, хранение которых является обязательным, — штрафа на должностных лиц обществ с ограниченной ответственностью или унитарных предприятий в размере от 2500 до 5000 руб., на сами такие организации — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Уголовная ответственность предусмотрена за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности. Максимальная санкция — лишение свободы на срок до одного года.

Инструкция № 237 устанавливает[3], что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Инструкция № 237 особо подчеркивает[4], что сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним — таким образом, установленные Перечнем № 236 нормативы сроков распространяются как на бумажные, так и на электронные документы.

Для ряда сроков Инструкция № 237 содержит пояснения о том, что они означают:

  • «постоянно» — для организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает обязанность хранения документов не менее 10 лет[5];
  • «до ликвидации организации» — документы хранятся в любых организациях до их ликвидации, а при ликвидации организации подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации[6];
  • «до минования надобности» — срок хранения документов определяет сама организация, но не менее одного года[7];
  • «до замены новыми» — означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми[8].

Перечень № 236 стал короче, часть документов, не актуальных в настоящее время, в него не включены и, напротив, учтены новые документы, в частности, такие как сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Изменены либо установлены вновь сроки хранения для ряда документов. Для части документов длительного срока хранения срок приведен в соответствие со ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ (в ред. ст. 12 Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»)[9] — 75 лет → 50/75 лет.

В Перечне № 236 указано следующее.

Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

По истечении этих сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности[10].

[1] Пункт 4.3 Инструкции № 237.

[2] Статья 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3] Пункт 4.1 Инструкции № 237.

[4] Пункт 4.2 Инструкции № 237.

[5] Пункт 4.4 Инструкции № 237.

[6] Пункт 4.5 Инструкции № 237.

[7] Пункт 4.6 Инструкции № 237. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты ЛНА организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

[8] Пункт 4.5 Инструкции № 237. Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе.

[9] В настоящее время действует в ред. от 28.12.2017.

[10] Пункт 4.8 Инструкции № 237.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Источник: https://www.profiz.ru/kr/3_2020/novye_sroki_/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.