Сроки хранения кадровых документов в организации

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов в организации

Действующее законодательство устанавливает обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем, в течение определенных сроков хранения.

В нашей шпаргалке вы найдете подробный перечень документов, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, с указанием сроков хранения, составленный в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом, а также рекомендации по его применению.

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п. 1 ст. 17 данного закона.

Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 г. (далее – Перечень).

Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов.

Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом:

  • государственные, муниципальные организации – 10 лет;
  • негосударственные организации – не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяется в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В при веденном в Таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора). Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. 3.

1 указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций-источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Под экспертизой ценности документов согласно п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

П. 2.11 указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается.

Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 13.

25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах 1, о рынке ценных бумаг 2, об инвестиционных фондах 3 и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 года, начинается с 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.

), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу.

В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании экспертно-проверочной комиссии 6.

Таблица 1

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/36662-shpargalka-dlya-kadrovika-sroki-khraneniya-kadrovykh-dokumentov/

Как хранить кадровые документы – НалогОбзор.Инфо

Сроки хранения кадровых документов в организации

  • 1. Сроки хранения
  • 2. Условия хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

  • документы по личному составу;
  • положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве.

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу?

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

  • приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  • ведомости по начислению зарплаты;
  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сроки хранения

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Так, Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Условия хранения

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Tребования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.

6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Ситуация: может ли коммерческая организация не создавать собственный архив?

Да, может.

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 2.

32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Cовет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

Ситуация: можно ли выдавать сотрудникам по их запросам документы по личному составу?

Да, можно.

Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными.

Например, сформулировать такие правила можно так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только сотруднику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам.

Остальные сотрудники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку сотрудника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».

Акционерные общества могут выдавать своим сотрудникам документы на срок, не превышающий месяца (п. 3.8 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО также могут закрепить в своих внутренних документах (в уставе и Положении об архиве) предельный срок, на который документы по личному составу могут выдаваться сотрудникам.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. – для граждан;
  • от 300 до 500 руб. – для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ситуация: куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации?

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись. Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (разделы VI–VII Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_khranit_kadrovye_dokumenty/113-1-0-3043

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.