Сроки хранения кадровых документов

Срок хранения кадровых документов в организации в 2020 году – что это такое, таблица, с момента их создания

Сроки хранения кадровых документов

Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.

Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2020 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

Основные сведения

Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

Что это такое

К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.

Определенные категории кадровых бумаг должны храниться на бессрочной основе, к примеру, персональные дела директоров и штатное расписание.

Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Какова его роль

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.

В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

Правовые аспекты

В РФ в 2020 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:

  • приказ Минкультуры РФ N 558;
  • ФЗ N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2020 году (таблица)

Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.

При несоблюдении данных сроков на работодателя будет наложена административная ответственность и денежные штрафы.

Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.

С чего лучше начать с момента их создания

В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.

Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг:

  • текущее пребывание в делопроизводстве;
  • архивное хранение.

Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.

Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим:

Оснащение помещения специальными шкафамиИ сейфами с надежными замками и печатями
Дела нужно распределять по полкамВ зависимости от номенклатуры
Место пребывания документацииВ кадровом отделе нужно отделить от части помещения, где проводится работа с сотрудниками

Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.

В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).

Приведем ключевые шаги и действия, которые необходимо осуществлять для правильной систематизации и организации хранения кадровых бумаг:

Кадровые документыНужно складывать в дела на основании номенклатуры дел предприятия
Делопроизводство конкретного делаНачинается с дня подшивки в него первой бумаги
Соответствующее оформлениеОбложки дела, где нужно записать:

  • полное название предприятия;
  • полное название структурного отдела компании;
  • номер дела;
  • заглавие;
  • период хранения дела
В дело прикрепляютсяТолько выполненные и грамотно оформленные бумаги
Подшивать нужно только один оригинал документа
В деле содержатся документыДатированные одним календарным годом
Дело должно содержать не более 250 страницИ быть не толще 4 см

Кто принимает решение о сохранении

Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы.

В большинстве случаев такой сбор и перевод документации осуществляется в конце года.

Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив.

Работник, в чьи должностные функции включена организация процедуры передачи бумаг, осуществляет сортировку документации.

В законе № 125-ФЗ указана процедура определения длительности хранения специальными экспертными комиссиями.

В функции комиссии включен отбор документации для хранения и уничтожения. Члены комиссии также ответственны за проведение экспертизы документации для определения их ценности.

В комиссию должны входить профессиональные специалисты в сфере делопроизводства, один из руководителей компании и работник архива.

Где и сколько содержаться

Законодательством РФ с 13 марта 2016 года были внесены изменения в сроки хранения кадровых бумаг по личному составу. В 2020 году такая документация должна храниться не 75, а 50 лет.

Изменения коснулись всей архивной документации, которая касается рабочих отношений нанимателя и сотрудника.

Кадровые бумаги разделяются на четыре категории, в зависимости от которых применяется срок хранения. Рассмотрим их перечень:

Бумаги, касающиеся комплектацией штата компанииТрудовые соглашения, приказы и распоряжения о приеме на должность, переводе, персональные карточки работников
Документы по перемещению сотрудников на протяжении трудового стажаДоговора, приказы и распоряжения о переводе в другие организации, о совместительстве, о выполнении функций отсутствующего работника
Документы касательно отношения сотрудников к работеПриказы о выделении премий, наград, о надбавках к окладу
Бумаги касательно завершения рабочих отношенийПриказы о завершении действия трудовых соглашений

Нововведением, которое вступило в действие с 2016 года, стал тот факт, что период хранения исчисляется со дня формирования документации, а не с даты увольнения из организации, как было ранее.

В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения:

1 годЖурналы учета трудового времени, графики выделенных отпускных периодов, сведения о гражданах, не принятых на работу
3 годаУчетные сведения документации, которая подтверждает длительность рабочего стажа работника, данные о трудовой дисциплине
5 летАкты, отчеты по трудовой безопасности, выписки касательно улучшения рабочих условий, документы по аттестации работников по трудовой дисциплине, сведения о командировках
75 летТрудовые соглашения работников и персональные карточки
50 летЛичные документы работников до востребования хозяином (аттестаты, дипломы, трудовые книги) бессрочно коллективные соглашения, личные дела директоров и руководителей

По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.

Внутри сформированного дела распоряжения прошиваются по порядковым номерам и датам выдачи. Если в одном деле число страниц превышает 250, тогда дело разделяется на тома.

Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие).

Персональные карточки работников создаются в момент принятия человека на должность в организацию и ведутся в течение всей трудовой деятельности лица.

: документы в АРХИВ на долгие годы хранения

В большинстве случаев такие документы хранятся в форме картотеки, распределенной по структурным отделам, а внутри подразделений – в алфавитном порядке.

После ухода работника с должности его персональная карточка перекладывается в дело уволенных лиц.

Если на предприятии ведется учет личных дел работников, тогда трудовые соглашения и контракты подшиваются в их состав.

В иных ситуациях такие договора подшиваются для хранения в отдельное дело, где содержатся только трудовые соглашения с сотрудниками.

После ухода работника из компании соглашение изымается и также в алфавитной очереди перекладывается в дело с трудовыми соглашениями уволенных лиц.

Что делать, если деловая бумага испорчена

Если испорчена кадровая документация, которая хранится в электронном виде, тогда проблема решается просто путем распечатки еще одного экземпляра и заверения его подписями и печатями.

Просто уничтожить пришедшие в негодность табели или иные кадровые бумаги без их замены не допускается, поскольку в таком случае будет иметь место самовольное снижение длительности хранения документации.

Такие действия имеют последствия в виде наказания для руководства компании. Если испорчены документы, срок хранения которых истек, их можно просто уничтожить без необходимости восстановления или замены.

Отметим, что просто уничтожить документацию с завершившимся сроком хранения не допускается.

Для таких ситуаций предусмотрена специальная процедура, по которой сначала должна быть проведена экспертиза бумаг специальной комиссией и составлен акт. Только после этого допускается утилизировать бумаги подходящим способом.

Таким образом, длительность хранения кадровой документации варьируется от категории документа. Большая часть бумаг должна храниться в архиве на протяжении 50 или 75 лет.

Если документ, срок хранения которого еще не завершился, был утерян или поврежден, тогда его необходимо обязательно восстановить.

От документации, по которой срок хранения истек, можно избавиться после проведения специальной экспертизы.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/srok-hranenija-kadrovyh-dokumentov-v-organizacii/

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов

Согласно законодательству Российской Федерации, коммерческие организации, как и государственные учреждения, должны обеспечивать сохранность архивных документов. Это особенно актуально для документов по личному составу, которые зачастую необходимы для подтверждения социальных прав граждан.

Существуют строгие предписания со стороны законодательства, которые предусматривают определение сроков хранения кадровых документов.

Это требования заставляют кадровую службу любой компании преодолевать соблазн сохранения только самых важных и интересных документов. Но это лишь одна из крайностей.

Существует обратное поведение, когда сотрудники кадрового отдела в страхе штрафных санкций со стороны проверяющих органов начинают складировать кадровые документы с истекшим сроком хранения.

Закон о сроках хранения кадровых документов

1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле).

2. Специальные законы

Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Данный Перечень, утвержденный Минкультуры России 25.08.2010, является основным нормативным документом, который используется для определения сроков хранения, включая сроки хранения кадровых документов. Он также необходим при отборе на уничтожение.

Документ состоит из 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций и включают документы, образующиеся при документировании типовых (одинаковых для большинства организаций) управленческих функций – вне зависимости от функциональной специфики компании, ее размера и формы собственности.

Наиболее общие наименования видов документов располагаются в Перечне по степени значимости вопросов. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В конце документа приводятся указания по применению Перечня.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий.

Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.

Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны источниками комплектования. Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.

Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации.

Некоторые документы (нормативно-правового и имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях независимо от формы собственности, если их документы не поступают в государственные или муниципальные архивы. Это обусловлено законодательством и пролонгированной практической значимостью этих документов.

Что значит пометка до минования надобности?

Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года.

Что значит пометка ЭПК?

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия – в Перечне появляется у некоторых видов документов.

Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.

Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии.

В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании.

Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним.

Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле).

Можно ли сократить или увеличить сроки хранения?

Согласно п. 2.11 Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.

Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения?

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил сроков хранения кадровых документов?

В соответствие со ст. 27 Закона об архивном деле, юридические лица, а также уполномоченные лица и граждане, которые были признаны виновными в нарушении законодательства об архивном деле, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов следует предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 100 до 300 руб. на граждан и от 300 до 500 руб. на должностных лиц.

Существует исключение, предусмотренное ст. 13.

25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс. руб на юридических лиц.

Источник: http://naar.ru/articles/sroki_hraneniya_kadrovyih_dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.