Сроки хранения счетов на оплату от поставщиков

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения счетов на оплату от поставщиков

С 18 февраля 2020 года сроки обязательного хранения бухгалтерских документов существенно изменились по целому ряду позиций. В соответствии с приказом Федерального архивного агентства №236 от 20 декабря 2019 года, документы бухучета и отчетности, подлежащие хранению, вынесены в особый перечень.

Что такое бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы – один из самых подотчетных видов документов, хранение которых регламентируется на высшем уровне. Сведения, которые содержатся в оформленных компанией или контрагентами документах, могут быть основой для ведения бухгалтерского учета и отчетности. Именно первоисточники проверяются различными инстанциями и являются основой ведения документооборота.

Все происходящие в организации хозяйственные операции необходимо должным образом задокументировать, как того требует Закон о бухгалтерском учете.

Именно бухгалтерские бумаги являются письменным подтверждением совершения тех или иных операций в компании.

И как бы активно не внедрялся электронный документооборот, отказаться от использования традиционного бумажного носителя в ближайшей перспективе вряд ли удастся.

Бухгалтерские документы классифицируются по назначению, порядку, месту и способам составления. Так, основанием для ведения бухгалтерских записей служат первичные документы бухучета.

Так называемая “первичка” составляется поставщиком товара/услуги в момент осуществления хозяйственной операции и подтверждает сам факт ее совершения.

Первичные бухгалтерские документы нужны не только для ведения бухучета, но и для расчета объема налоговых обязательств.

Товарные чеки и накладные, кассовые отчеты, квитанции, расчетно-платежные ведомости, выписки с банковского счета, акты выполненных работ — все эти документы печатаются на бумаге и хранятся в архиве в течение установленного срока. Отсутствие запрашиваемых документов может создать серьезные финансовые проблемы для предприятия и вызвать дополнительные вопросы со стороны налоговиков.

Помимо “первички”, бухгалтерия курирует распорядительные документы (приказы, доверенности и т.п.), сводные (ведомости, кассовые отчеты и т.п.), а также другие внутренние и внешние документы.

В качестве руководства к действию можно использовать перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Всю работу отделов бухгалтерии и делопроизводства в России координирует Федеральное архивное агентство (Росархив). Это же ведомство составляет методические указания для участников системы документооборота, создает правила движения и хранения бухгалтерских документов.

Ответственность за состояние первичных и прочих документов бухгалтерского учета и отчетности возложена на ответственное лицо из отдела бухгалтерии. Если происходит смена ответственных лиц, это сопровождается составлением соответствующего акта приема-передачи.

Многие задаются вопросом, почему срок хранения бухгалтерских документов в 2020 году по ключевому ряду позиций составляет как минимум 5 лет? Почему нельзя уничтожить документы по завершении отчетного периода? Ответ на этот вопрос очевиден: упомянутые выше документы нужны не только для учета и составления бухгалтерской отчетности, именно по ним в случае необходимости проводится проверка контролирующими органами.

Если на момент выездной проверки (а она может захватить три календарных года, предшествующих году, когда назначена проверка) необходимой документации в организации не окажется, то на организацию и ответственное лицо будет наложен административный штраф в размере от 200 тыс. до 300 тысяч рублей (КоАП РФ, Статья 13.25). Чтобы избежать подобных неприятностей, следует строго соблюдать срок хранения бухгалтерских документов в организации.

Разница между перечнем Росархива и законом о хранении документов

Как уже было упомянуто выше, обязательные сроки хранения бухгалтерских документов не только установлены законом «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года (402-й федеральный закон), но и регламентированы соответствующим Перечнем Федерального архивного агентства.

Если сравнить сроки хранения документов бухучета, указанные в таблице Росархива и Федеральном законе, то выясняется, что эти требования разные.

В частности, перечнем Федерального архивного агентства предусмотрены различные сроки для бухгалтерских документов разного вида и значимости.

Что же касается Федерального закона, то согласно этому законодательному акту предусмотрен пятилетний период хранения для всех бухгалтерских документов.

Невольно возникает вопрос — сколько хранить бухгалтерские документы? Чем руководствоваться? Но и тут все просто: в одном из пунктов ФЗ №402 прописано, что в основе уточнения продолжительности хранения бухгалтерской документации лежит перечень Росархива.

Сроки хранения документов

Это важно! Срок обязательного хранения начинает исчисляться с первого января года, следующего за годом, в котором документы были исполнены.

Обратите внимание! Соблюдать утвержденные Росархивом сроки должны предприятия всех организационно-правовых форм.

Виды документов Сроки хранения, утвержденные приказом Росархива
Стандарты бух.учета организации, формы первичных документов и прочие внутренние документы учетной политики Не менее 5-ти лет с даты введения новых стандартов
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность Документы хранятся все время существования предприятия
Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность Не менее 5 лет, но при отсутствии годовых документов постоянно
Годовые отчеты, балансы и пояснительные записки к ним Документы хранятся все время существования предприятия
Промежуточная бюджетная отчетность Не менее пяти лет, но при отсутствии годовых документов — постоянно
Налоговые декларации юр.лиц, ИП по всему перечню налогов Не менее 5 лет
Сводные таблицы, доклады и прочие аналитические документы к годовой отчетности 5 лет
Акты, протоколы, заключения и прочие документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности Все время существования организации
Годовые отчеты о выполнении планов ФХД организации Документы хранятся все время существования организации
Квартальные отчеты о выполнении планов ФХД организации 5 лет
Месячные отчеты о выполнении планов ФХД организации. Не менее 12 месяцев
Годовые отчеты об исполнении смет Все время существования организации
Квартальные отчеты об исполнении смет Не менее 5 лет, но при отсутствии годовых документов — постоянно
Годовые отчеты по бюджетным субсидиям Документы хранятся все время существования организации
Полугодовые и квартальные отчеты по бюджетным субсидиям Не менее пяти лет, а при отсутствии годовых документов — постоянно
Годовая финансовая отчетность группы компаний Постоянно (до ликвидации)
Отчетность в статистику:

  • годовая;
  • полугодовая и квартальная;
  • единовременная;
  • месячная
Постоянно. 5 лет или постоянно при отсутствии годовых. Постоянно.Год или постоянно при отсутствии иной отчетности
Промежуточная финансовая отчетность группы компаний Не менее 5 лет
книга, оборотные ведомости, журналы, инвентарные списки и прочие регистры бух.учета 5 лет
Акты о сдаче-приеме, квитанции, табели, банковские документы и прочие первичные учетные документы Не менее 5 лет, а в случае возникновении разногласий — до принятия окончательного решения
Договоры о мат.ответственности Не менее 5 лет со дня увольнения материально ответственного лица
Отчеты, планы, акты, протоколы и прочие документы о проведении проверок ФХД организации 5 лет
Акты, справки и прочие документы о недостачах, присвоениях и растратах средств Не менее 10 лет после возмещения ущерба, а в случае разбирательства — до принятия окончательного решения по делу

Данный список подлежащих хранению бухгалтерских документов приведен для справки. С полным Перечнем типовых управленческих архивных документов и сроками их обязательного хранения можно ознакомиться на сайте Федерального архивного агентства — archives.ru

Нюансы хранения бухгалтерских документов

На бухгалтерские документы приходится порядка 70-80% от общего документооборота среднестатистической организации, поэтому поместить весь архив в одном сейфе практически не представляется возможным.

При этом ответственное лицо должно не только обеспечить условия для безопасного хранения документов, но и защитить их от порчи и внесения изменений.

В соответствии с рекомендациями Минфина, архивную документацию следует держать в закрытых шкафах или специально оборудованной для этого комнате.

Есть и другие нюансы хранения бухгалтерских документов:

  • Передача документов бухгалтерии на хранение в архив требует составления детальной описи с указанием полного перечня передаваемых бумаг;
  • Действующие в организации правила хранения бух.документации должны быть прописаны в отдельном внутреннем акте, например, Положении о порядке архивирования документов. Этого требует действующее законодательство;
  • Срок хранения бухгалтерских документов в организации может быть продлен, например, при проведении экспертизы их ценности, однако сокращать время обязательного хранения запрещено;
  • На бухгалтерии лежит ответственность не только за должное хранение документации, но и за своевременное ее уничтожение в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Уничтожение документов с истекшим сроком

Мероприятия по утилизации устаревших бухгалтерских документов должны проводиться с соблюдением особых процедур. Так, для начала необходимо провести экспертизу ценности документов, подлежащих уничтожению. Ее проводит специально сформированная экспертная комиссия, утвержденная руководителем организации. Далее составляется акт на уничтожение архивной документации.

Описывать в акте каждое дело нет необходимости — достаточно указать общее количество документов, сроки обязательного хранения, дату завершения делопроизводства и дату составления самого акта.

Сами способы уничтожения устаревшей документации в законе не прописаны. Но так как на момент подписания акта экспертной комиссией эти бумаги никакой ценности для организации и контролирующих органов уже не представляют, они являются обыкновенным бумажным мусором, который можно просто:

  • сжечь;
  • уничтожить при помощи шредера;
  • отправить на переработку в пункт приема вторсырья

Последний вариант наиболее рационален, поскольку не только избавляет сотрудников компании от лишнего труда, но и позволяет выручить за макулатуру некоторую денежную сумму (при внушительном объеме бумаги).

Куда сдать на уничтожение устаревший бухгалтерский архив?

В Санкт-Петербурге и столичном регионе услуги по конфиденциальному уничтожению бухгалтерских документов оказывает компания “Корона”. Если общий вес архива превысит 500 килограммов, вы гарантировано получите денежное вознаграждение за предоставленное вторсырье.

Вся операция выполняется быстро и с предоставлением всей закрывающей документации. Бумаги сначала измельчаются на большом промышленном шредере в крошечные фрагменты, затем отправляются на вторичную переработку. При процессе уничтожения можно присутствовать лично, а можно наблюдать за происходящим в цехе в режиме онлайн посредством видеосвязи.

По прошествии срока хранения документы (в том числе и бухгалтерские) подлежат уничтожению. Наша компания оказывает данную услугу качественно и надежно. Если у вас есть документы, которые пора уничтожить, то мы готовы вам помочь.

Источник: https://koronaspb.ru/articles/srok-khraneniya-bukhgalterskikh-dokumentov/

Хранение первичных документов: сроки, штрафы, уничтожение

Сроки хранения счетов на оплату от поставщиков

Закон требует от компаний на каждое действие оформлять документы с печатями и подписями, но в какой-то момент компания понимает, что воткнуть очередной документ некуда, все шкафы переполнены. Что же делать? Можно ли выкинуть это всё, или надо покупать еще шкафы, арендовать новые помещения под архив?

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Обязательно ли во всех случаях переводить бумагу? Какие документы можно не распечатывать?

Некоторые документы можно хранить в электронном виде, при этом распечатывать их нет необходимости:

  • Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
  • Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
  • Налоговая и бухгалтерская  отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
  • Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

Как лучше сформировать архив?

Важно построить систему хранения рабочей макулатуры таким образом, чтобы при необходимости можно было легко найти нужную бумажку.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж.

Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов.

Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Если документов много – стоит сортировать еще и по годам: на каждый год своя папка или хотя бы подраздел в папке с крупной закладкой, чтобы легко можно было найти – где начинаются документы за нужный год.

Удобно еще вкладывать первым листом в папку реестр документов – список тех бумаг, которые в этой папке лежат. В таком списке стоит указать номер, дату, сумму документа, название контрагента, иные необходимые данные, которые позволят определить, что это нужный документ. Многие бухгалтерские программы, например, Контур.

Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия, позволяют распечатать такой реестр, причем можно задать любые необходимые параметры: период, за который печатается реестр, контрагент, если нужен список по конкретному поставщику или покупателю и т.д.

Главное, чтобы все документы были внесены в учетную программу – тогда писать список от руки не придется, а можно будет просто взять из программы.

Если речь идет о кадровых документах – удобнее всего сделать папки с несколькими типами документов: кадровые приказы (например, о приеме на работу, об увольнении, об отпусках, командировках и др.), личные документы сотрудников (их копии паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовые книжки и др), зарплата (расчетные и платежные ведомости и др.).

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам.

Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск.

Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Как отсчитывать срок хранения документов?

Начало отсчета срока хранения – 1 января следующего года после даты составления. Например, документ от 05.03.2018 – хранить его надо минимум 5 лет, т.е. с 1 января 2019 по 31 декабря 2023гг, а уже 1 января 2024г можно уничтожить.

Из любого правила есть исключения:

  • Так, если куплено основное средство (например, станок) и срок его использования скажем 7 лет, тогда только после полного списания его стоимости в расходы (через амортизацию) начинает отсчитываться срок 5 лет, после чего документы можно будет уничтожить. Т.е. в данном случае придется хранить документы целых 12 лет.
  • Если компания понесла убытки и в последующие годы начинает их учитывать в уменьшение налогов (УСН/налога на прибыль) – тогда только после полного списания убытков начинаем отсчитывать 5 лет. Если убытки прошлых лет учитывали, например, в течение 4 лет, то в итоге придется хранить документы 9 лет.
  • Если покупатель должен вам за товары/услуги, причем долг признан безнадежным, то можно списать сумму в расходы. Но должны быть сохранены документы, касающиеся сделки. Обычно срок исковой давности составляет 3 года, после этого момента долг может считаться безнадежным. Но если контрагент признал свою задолженность, например, подписал акт сверки, ответил на претензию, оплатил небольшую часть задолженности – срок давности начинает отсчитываться сначала. Но как бы ни пытался отодвигать сроки должник – максимальный срок давности все равно не может превышать 10 лет. В итоге документы по сделке придется хранить в течение всего времени, пока не пройдет срок исковой давности + 5 лет.

Что грозит за отсутствие документов?

Если не будет документов – жди неприятностей: могут насчитать штрафы, недоимки, пени.

Если нет документов – снимут расходы и вычеты по НДС, т.к. должно быть документальное подтверждение. Соответственно, доначислят к уплате НДС и налог на прибыль, а раз срок уплаты давно прошел – насчитают недоимки + пени и штрафы за несвоевременную уплату.

За чтоСколькоНа когоСтатья закона
Несвоевременная уплата налогов20% от суммы неуплаченных налоговНа организациюП. 1 ст. 122 НК РФ
Отсутствие первичных документов или отчетности в течение установленных сроков их хранения Если повторно выявили отсутствие документов (за другой период например)5-10 тыс руб
10-20 тыс руб. Или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет
На директора
На директора
П. 1 ст. 15.11 КоАП П. 2 ст. 15.11 КоАП
Отсутствие первичных документов за 1 год за несколько лет если отсутствие документов привело к занижению налогов10 тыс руб30 тыс руб

20% от суммы неуплаченных налогов, но минимум 40 тыс руб

На организациюНа организацию

На организацию

П. 1 ст. 120 НК РФ П. 2 ст. 120 НК РФ П. 3 ст. 120 НК РФ
Непредставление документов по запросу налоговой300-500 руб 200 руб за каждый документНа директора На организациюП. 1 ст. 15.6 КоАП П. 1 ст. 126 НК РФ
Нет документов, связанных с созданием организации, либо нет бух.отчетности за какой-то год200-300 тыс руб 2,5-5 тыс рубНа организацию На директораП. 2 ст. 13.25 КоАП П. 2 ст. 13.25 КоАП

Срок хранения закончился, как лучше избавиться от документов?

Для компании выгодно официально уничтожить документы, а не просто отнести на свалку. Например, если будет судебное разбирательство и потребуют предоставить документы, надо будет подтвердить, что они уничтожены. Если же не предоставить документы и не подтвердить факт их уничтожения, могут оштрафовать на 30-50 тыс руб за неисполнение судебного решения (пункт 1 статьи 17.15 КоАП РФ)

Для уничтожения документов надо:

  • издать приказ о создании комиссии (из сотрудников), которая будет проверять архив и выбирать документы с истекшим сроком хранения
  • оформить акт, в котором указать уничтожаемые документы, причем каждый переписывать не обязательно, можно просто указать «накладные за 2005 год – 50 штук, крайние даты 15.03.2005-19.11.2005»
  • еще в акте надо прописать способ уничтожения документов: утилизация (т.е. сдача в макулатуру на переработку) либо самостоятельное уничтожение путем сжигания, измельчения шредером, выбрасывания и т.д.
  • непосредственно уничтожить бумаги. Если они передаются другой компании на утилизацию, то надо составить накладную, указать дату передачи, вес и количество документов/листов.

Таким образом, хранение и уничтожение документов – мероприятия важные и ответственные, а потому к ним стоит подходить серьезно, чтобы не нарваться на налоговые штрафы.

Источник: https://kontakt72.com/stati/kak-hranit-pervichnye-dokumenty/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.