Стадии договорной работы

Юридическая техника

Стадии договорной работы

Действия, составляющие содержание договорной работы, группируются по стадиям, на каждой из которых работниками корпорации решаются вопросы формирования и исполнения договорных обязательств.

Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдельной организации и различных хозяйственных связей. Вместе с тем основные виды и направления договорной работы обычно включают следующие стадии.

Подготовка к заключению договоров

Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования корпорациями своей производственно-хозяйственной деятельности.

Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной кампании как работы по массовому оформлению договорных отношений на очередной год.

Потребность в проведении таких кампаний более ощутима у предприятий, заключающих значительное количество договоров.

Для заключения отдельных договоров (неординарных, сложных по характеру и по количеству согласовываемых сторонами вопросов либо по их субъектному составу) требуется подготовка, причем особая.

В содержание подготовительной стадии договорной работы в том числе входят:

  • преддоговорные контакты с будущими контрагентами;
  • разработка основных условий;
  • подготовка бланков договорной документации;
  • составление планов проведения договорной кампании.

Первые два пункта подготовительной стадии реализуются, как

правило, путем переговоров с контрагентами. Именно переговоры определяют суть договорных отношений, от них многое зависит. Сам процесс переговоров — дело психологически очень трудное.

Вот почему в западных компаниях не только для облегчения труда переговорщиков, но и прежде всего для достижения нужного эффекта от переговоров составляется специальная внутренняя инструкция (корпоративный акт), своего рода перечень «ценных указаний» для ведения переговоров.

В частности, в ней сотрудникам рекомендуется вести переговоры:

  • целенаправленно;
  • сухо;
  • динамично;
  • гибко («нет» менять на «да, но…»).

В ходе переговоров можно приглашать партнеров на обед или ужин (на дом — только при тесных контактах плюс при наличии симпатии). Если сотрудник сам принимает приглашение прийти на домашний ужин, он должен приобрести цветы, сувенир и т.п. для хозяйки дома.

Оценка оснований заключения договоров

Главный вопрос, который должно решить предприятие, — заключать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация. Однако право предприятия выбирать контрагентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизировать.

Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, у организации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными затратами.

Оформление договорных отношений

Заключение договоров может включать следующие этапы:

  • работа над проектами договоров;
  • урегулирование разногласий;
  • конкретизация содержания заключенных договоров;
  • изменение или расторжение договоров.

Проекты договоров, как правило, разрабатываются службой, ответственной за ведение договорной работы. Результаты фиксируются в документах, выполненных в виде проекта договора, протокола разногласий или другой договорной документации.

Эти документы подлежат всестороннему рассмотрению службами, отвечающими за участки работы, связанные с техническим, производственным, материальным, финансовым и правовым обеспечением исполнения договоров.

Традиционная форма проверки соответствия проектов договорной документации интересам предприятия — визирование.

Разработанные проекты договорных документов подлежат рассмотрению и подписанию руководителем или другими должностными лицами, уполномоченными на заключение договора от имени предприятия.

Информация о договоре (воля сторон) может фиксироваться традиционными способами (языковые правила, специальные термины, таблицы для формулирования отдельных договорных условий), а также в электронном виде.

Составленный проект договора передается контрагенту. Во многих случаях содержание договора вызывает возражения контрагента, и тогда требуется применение процедуры разрешения разногласий. Работа, связанная с урегулированием разногласий, во многом сходна с работой над проектом договора: в обоих случаях стоит задача отыскать вариант, приемлемый для сторон и отвечающий их законным интересам.

Доведение содержания договоров до исполнителей

На практике распространены следующие виды информации о договорах:

  • непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной документацией, что обычно удостоверяется их подписью;
  • передача подразделениям выписок из договоров (копий договорных документов);
  • издание специально составленных документов, содержащих систематизированную информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.д.).

Нарушение порядка доведения договорной информации до исполнителей должно рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее применение мер ответственности.

Контроль над исполнением договоров

Деятельность по контролю над исполнением договоров направлена на поддержание соответствия работы предприятия задачам достижения конечных результатов производства, установленным в договорах.

Осуществляется она путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе производства. Контроль может быть периодическим (за декаду, месяц, квартал и т.д.), выборочным, сплошным, постоянным.

Использование компьютеров позволяет наладить точный и постоянный контроль над процессом выполнения договорных обязательств.

Оценка результатов исполнения договоров

оценки результатов исполнения договоров составляют:

  • определение результатов исполнения договоров путем сравнения предусмотренных в договоре показателей с фактически достигнутыми;
  • анализ результатов исполнения с точки зрения возможности применения мер стимулирования или, возможно, санкций;
  • разработка мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров, устранение причин их нарушения.

По итогам оценки результатов исполнения обязательств к сотрудникам могут применяться меры поощрения или негативные санкции, а также разрабатываются мероприятия, направленные на устранение недостатков в организации производства, повышение уровня исполнительской дисциплины, предъявляются претензии к недобросовестным контрагентам.

Описанные выше стадии договорной работы лучше зафиксировать в корпоративном акте, поскольку работники могут меняться. Правила же составления столь важных юридических документов, как договоры, должны оставаться и непременно выполняться.

Как видим, договорная техника довольно сложна. Нарушение ее правил, порой даже самых, на первый взгляд, мелких, например несвоевременное доведение до сведения исполнителей договора его условий (заданий по договору), способно причинить организации немалые убытки. Получается, что скрупулезное исполнение договорной техники — залог успешной деятельности организации.

Источник: https://isfic.info/urteh/temrop98.htm

Технико-юридические особенности договоров, их типовая структура

Стадии договорной работы

Договор это соглашение двух или нескольких лиц, позволяю­щее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные нрава и обязанности. договора составляет совокупность условий, выра­жающих согласованное волеизъявление сторон, определяющее их взаимные права и обязанности.

Среди условий, вырабатываемых договаривающимися сторона­ми, принято различать существенные (основные, обязательные) и простые (дополнительные). Существенными (основными) признаются условия, без которых договор не считается заключенным и не порождает правоотношение. Простые (дополнительные) условия не влияют на сам факт суще­ствования договора.

Использование и расширение договорного регулирования в це­лом может быть оценено как явление положительное: оно позволяет учесть все местные условия, особенности каждого конкретного слу­чая, интересы договаривающихся сторон.

Именно благодаря догово­рам возникающие правоотношения становятся адекватными самой природе регулируемых общественных отношений, что, несомненно, способствует наибольшей эффективности воздействия права на об­щественную жизнь.

Самая общая схема любого договора выглядит так:

1) вводная часть («шапка»), где находят отражение название до­говора, место и дата его заключения;

2) преамбула, в которой называются стороны, обозначается их ме­сто в договорном обязательстве, а также указываются лица, уполно­моченные подписать договор;

3) основная часть;

4) заключительная часть (реквизиты, адреса и подписи сторон). Наиболее содержательной является основная часть договора, и ей по праву всегда уделяется большое внимание. Перечислим вопросы, которые, как правило, находят в ней отражение:

предмет договора должен быть назван четко и конкретно. Когда договор заключается по поводу материальных объектов и необходима их идентификация, к договору должен быть приложен особый доку­мент (проект — для строительства, спецификация — для поставки, техническое задание — для научно-исследовательских работ и т.п.);

* цена. Хотя это условие согласно закону и не является существенным для всех видов договоров, на практике стороны его не обходят вниманием. Иногда данное условие фиксируется в особом документе, прилагаемом к договору (протокол — соглашение о цене или стоимо- ] сти работ, смета, калькуляция и др.);

срок исполнения, обозначаемый конкретной датой или хроноло- ] гическими рамками;

специфические условия для определенного вида договора (для поставки — условия об упаковке, отгрузке, транспортировке, для под­рядного договора — условие о порядке сдачи-приемки выполненных работ);

особые или дополнительные условия (например, о конфиденци­альности);

форма оплаты (безналичная или расчеты наличными, сроки совершения платежей);

ответственность. Довольно часто в договоре на этот счет ниче­го не говорится. Как показывает практика, в большинстве случаев ме­ры ответственности (неустойка в виде штрафа или пени, возмещение убытков) оказываются отнюдь не лишними.

Имущественная ответст­венность выполняет в основном компенсационную функцию и не мо­жет быть основанием для обогащения.

Вот почему полет фантазии сторон в плане установления в договоре больших санкций может быть «заземлен» судом, если данный договор станет предметом его рассмотрения;

форс-мажорные обстоятельства или непреодолимая сила. Этот вопрос стороны иногда оговаривают детально путем перечисления раз­личных обстоятельств, что создается впечатление, будто бы кое-кто из них рассчитывает на плохой исход договорных отношений.

Здесь достаточно дать общее определение непреодолимой силы как обстоя­тельства, которое стороны не могли предусмотреть или предотвра­тить.

Гораздо продуктивнее в этой части договора предусмотреть дей­ствия сторон в случае непреодолимой силы, с тем чтобы снизить не­благоприятные ее последствия: допустим, немедленно сообщить об этом контрагенту с указанием на последствия, которые вызвала не­преодолимая сила;

действие договора. Здесь определяется момент начала и прекра­щения договора, порядок внесения в него изменений и дополнений.

Такова универсальная схема договора. Не надо стремиться к тому, чтобы договор был кратким (в дальнейшем это может породить не­нужные споры). Но и превращать договор в многостраничный фоли­ант тоже ни к чему.

Техника ведения договорной работы. Стадии договорной работы.

Процесс использования корпорациями хозяйственных договоров, протекает в последовательности, типичной для управленческой дея­тельности, и охватывает собой два цикла:

♦ заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами); ♦ исполнение договоров (оперативные мероприятия, учет, кон- 385 троль хода и результатов выполнения договорных обязательств).

Договорная работа ■— это правовая деятельность корпораций, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами посредством договоров.

Субъектами являются различные организации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.

Субъектов договорной работы характеризует способность от сво­его имени совершать действия, имеющие юридическое значение для формирования и исполнения договорных обязательств. С этой точки зрения субъекты договорной работы и стороны по хозяйственным до­говорам совпадают.

И те, и другие представляют собой предприятия, наделенные правами юридического лица. Юридическую базу участия корпораций в договорной работе составляют их право на совершение сделок, а также право на самостоятельное определение своих хозяйст­венных связей.

Особое место среди субъектов хозяйственной дого­ворной работы занимают именно коммерческие корпорации (произ­водственные, торговые ит.п.).

Взависимости от задач, которые стоят перед организацией как участником разнообразных хозяйственных связей, следует разли­чать:

1) договорную работу по реализации результатов собственного производства (договорная работа по заказам потребителя);

2) договорную работа по обеспечению собственных потребностей в работах, продукции, услугах «со стороны».

Стадии

Подготовка к заключению договоров

Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования корпорациями своей производственно-хозяй­ственной деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной кампании как работы но массовому оформлению договорных отношений на очередной год.

Потребность в проведении таких кампаний более ощутима у пред­приятии, заключающих значительное количество договоров. Подго­товка требуется, причем особая, и для заключения отдельных догово­ров (неординарных, сложных по характеру и по количеству согласо­вываемых сторонами вопросов либо по их субъектному составу).

В содержание подготовительной стадии договорной работы вхо- 391 дят:

♦ преддоговорные контакты с будущими контрагентами;

♦ разработка основных условий;

♦ подготовка бланков договорной документации;

♦ составление планов проведения договорной кампании и др. Первые два пункта подготовительной стадии реализуются, как

правило, путем переговоров с контрагентами. Именно переговоры оп­ределяют суть договорных отношений, от них многое зависит. Сам процесс переговоров — дело психологически очень трудное.

Вот поче­му в западных компаниях не только для облегчения труда переговор­щиков, но и прежде всего для достижения нужного эффекта от пере­говоров составляется специальная внутренняя инструкция (корпора­тивный акт), своего рода перечень «ценных указаний» для ведения переговоров1. В частности, в ней рекомендуется сотрудникам вести переговоры:

♦ целенаправленно;

♦ сухо;

♦ динамично;

♦ гибко («нет» менять на «да, но…»);

♦ в ходе переговоров приглашать партнеров на обед или ужин (на дом — только при тесных контактах плюс при наличии симпатии). Ес­ ли сотрудник сам принимает приглашение прийти на домашний ужин, для хозяйки дома следует непременно приобрести цветы, суве­ нир и т.п.



Источник: https://infopedia.su/4x6513.html

Договорная работа: современный подход и регламентация

Стадии договорной работы

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах

1.1. Представляемые юридическим лицом – резидентом:

1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

  • Устава,
  • Учредительного договора (для товариществ – во всех случаях, для других юридических лиц – в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
  • Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

  • полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
  • составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) – по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
  • органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
  • порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);

3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

  • протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
  • приказа о назначении на должность,
  • доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
  • заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) – предоставляются до подписания договора;

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

  • свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
  • свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
  • кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
  • паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
  • лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

1.2. Представляемые контрагентом – физическим лицом:

1) копия паспорта;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц – индивидуальных предпринимателей);

4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:

1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:

1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);

3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).

Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.

1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:

1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:

1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;

2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица – руководителя;

3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам

2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/45563-dogovornaya-rabota-sovremennyy-podkhod-i-reglamentatsiya/

Работа без ошибок: что должен знать специалист договорного отдела?

Стадии договорной работы

10.06.2020

Отлаженная система работы специалиста договорного отдела с документацией облегчит финансовое планирование, ускорит оборот средств, уменьшит дебиторскую задолженность и поможет избежать судебных споров, как с государственными органами, так и с контрагентами.

Организуем систему договорной работы в 7 этапов

Придерживайтесь семи этапов при организации системы договорной работы в компании:

  1. Проанализируйте бизнес-процессы предприятия. Особое внимание следует уделить имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
  2. Разработайте формы договоров и отчетной документации.
  3. Разработайте алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. Определите зоны ответственности дирекции, бухгалтерии, секретариата, исполнительного персонала и других подразделений.
  4. Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
  5. Проинструктируйте персонал, вовлеченный в договорной документооборот.
  6. Внедрите системы автоматизации договорной работы.
  7. Проведите аудит. Следует обратить внимание на корректность работы системы, выявить проблем

Организовать работу с договорами можно в соответствии с одним из двух принципов:

  • Централизованный подход. В компании существует специальное структурное подразделение или рабочая группа, которая непосредственно занимается договорами. Исполнитель должен только принести договор, а вот согласование, учет и хранение будут осуществлять специалисты отдела.
  • Децентрализованный подход. В данном случае исполнители работают с договорами самостоятельно, они принимают все ответственные решения. Однако хранить все оригинальные экземпляры договоров необходимо в специальном структурном подразделении (у секретаря, юриста, в канцелярии и пр.).
  • Смешанный подход – выполнение части операций: прием и обработка поступающих и отправляемых, внутренних документов, их регистрация, контроль и др. осуществляет центральная служба ДОУ, а создание, систематизация, хранение и передача документов в архив ложится на плечи структурных подразделений.

Договорная работа в организации будет осуществляться быстро и качественно, если компания наймет специалиста договорного отдела юридической квалификации. Правовой опыт пригодится при решении спорных вопросов в суде.

Этапы договорной работы, о которых стоит помнить специалисту

Каждый договор проходит определённый «жизненный» цикл. Каждый его этап предусматривает набор соответствующих действий со стороны специалиста договорного отдела. Рассмотрим их:

  • подготовка к заключению договор (согласование всех условий со сторонами, заключающими договор);
  • заключение договора (непосредственное оформление документов);
  • исполнение договора (оплата, учет, контроль за ходом выполнения договора).

Требованиями к специалисту договорного отдела

Для данного сотрудника необходимо разработать должностные инструкции и включить в рабочие обязанности следующие функции:

  • подготовка проектов договоров, мониторинг их заключения и контроль исполнения;
  • рассмотрение претензий, поступающих от сторон договора (отправка претензий в отношение контрагента);
  • информирование об ответственности за нарушение договорных обязательств;
  • проверка документов, предоставленных сторонами, подготовка заключения и составление протоколов возражений по отдельным условиям договоров;
  • разрешение возникающие вопросов в досудебном порядке;
  • ведение списка данных о сторонах отношений;
  • изучение новинок в законодательстве в области договорного права, практики заключения договоров.

В случае неисполнения задач и функций специалиста договорного отдела следует привлечь к ответственности.

Как автоматизировать договорную работу

Договорная работа в организации будет осуществляться быстрее, если использовать автоматизированные системы управления.

Это также поможет более рационально распределять ресурсы компании: экономить денежные средства, следить за своевременностью исполнения договоров, контролировать дебиторскую задолженность и срок платежей, исключить подписание договоров, не согласованных с необходимыми службами.

В первую очередь обратите внимание на рабочие приложения. Они должны обеспечивать:

  • динамическое назначение ответственного за ту или иную стадию договорного процесса;
  • отправку заинтересованным лицам уведомлений о событиях по предварительно заданным правилам. (например, по ссылке на карточку c текстом договора, требующего согласования);
  • возможность моделировать бизнес-процесс;
  • ролевую организацию процессов (сотрудники предприятия должны иметь возможность участвовать в бизнес-процессе в разных качествах);
  • поддержку версионности моделей бизнеса.

Обратите внимание на наличие на возможности интеграции с финансовой системой, где накапливаются данные по исполнению финансовой части обязательств по договорам.

Источник: https://www.fcaudit.ru/blog/rabota-bez-oshibok-chto-dolzhen-znat-spetsialist-dogovornogo-otdela/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.